Richtige Planung senkt die Kosten

Neben der Transportoptimierung kann auch das Personalmanagement eine wichtige Stellschraube für Effizienzsteigerungen darstellen. Daher setzt Pfaff seit Anfang 2011 auf eine strategische Personaleinsatzplanung mit einer IT-Lösung, die viele Planungsschritte automatisiert und ihn sowohl bei der Berechnung des Mitarbeiterbedarfs, als auch bei deren Zuteilung auf die jeweiligen Arbeitsstationen unterstützt. Ein spezieller Planungsalgorithmus, der eine automatische Planung ermöglicht und sie mit den Erfahrungen der Schichtleiter kombiniert, macht die Software prognosefähig. Resultat: „Mit der PEP-Software sind wir in der Lage, unsere Prozesse in der IT abzubilden und unsere Mitarbeiter optimal einzuplanen. Auf diese Weise konnten wir allein im ersten Jahr bei gleichen Leistungen und gleichen Mitarbeitern Einsparungen in Höhe von 120.000 bis 150.000 Euro erzielen. Die Profitabilität der Niederlassung konnte signifikant gesteigert werden.“

Vor dem Hintergrund der Ressourceneffizienz und des demografischen Wandels gewinnt ein umfassendes Personalmanagement in der Logistik zunehmend an Bedeutung. Mehr noch: Mit einer dynamischen Personalplanung wird das so genannte Workforce Planning zu einem strategischen Instrument. Manuelle, intuitive und willkürliche Personalplanung – etwa auf Basis von Excel-Dateien – kann die vorhandenen Sparpotenziale längst nicht mehr heben. Grundlage für eine ganzheitliche, an den Geschäftserfordernissen ausgerichtete, objektive und wirtschaftliche Personalplanung bilden daher IT-Systeme, die alle prozess- und personenbezogen relevanten Daten einbinden.

Mit einem solchen Funktionsbaustein hat PSI Logistics, das auf Logistiksoftware spezialisierte Tochterunternehmen der PSI AG, Berlin, die dynamische Personaleinsatzplanung (PEP) nun direkt in das Ressourcenmanagement ihres Warehouse Management System PSIwms integriert. Die neue Software bietet den Anwendern darüber hinaus eine weitreichende Automation der Personalplanungsprozesse – sowohl für die kurzfristige Personaleinsatzplanung im operativen Tagesbetrieb, als auch bei der längerfristigen, an der Auslastung orientierten strategischen Budget- und Kapazitätsplanung.

Damit umfasst das PEP im PSIwms gleichermaßen Methoden und Funktionen für effiziente Personalbedarfs-, -einsatz-, -anpassungs- und -kostenplanung, wie auch für das Personalcontrolling. Erste Referenzanwendungen zeigen, dass sich mit den vielfältigen Optimierungen der automatisierten Personaleinsatzplanung von PSI Logistics je Mitarbeiter durchschnittliche Einsparungen von mehr als 100 Euro pro Monat erzielen lassen.

Beispiel: die DPD-Niederlassung Villingen-Schwennigen. Die personalintensive Branche der Paketdienstleister ist stark geprägt von saisonalen und auftragsbezogenen Schwankungen. In den Umschlagbasen gilt es daher, aufkommensbezogen aus den verfügbaren internen und externen Kräften, Arbeitnehmern, Aushilfs- und Leiharbeitern, Teams zusammenzustellen, die mit ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und anderen Qualifikationen die anstehenden Aufgaben bestmöglich erfüllen.

Mit dem PEP-Funktionsumfang im PSIwms ist dies kein Problem mehr. Anhand des erwarteten Paketaufkommens errechnet die PEP-Software in der DPD-Niederlassung zunächst die tägliche Verteilung des Arbeitsaufkommens für das gesamte Depot – und dies in einem 15-Minuten-Raster.

Im nächsten Schritt kalkuliert die Software die quantitative Personalplanung – wann welche Arbeitsbereiche im Umschlagzentrum benötigt werden und mit wie vielen Mitarbeitern diese zu besetzen sind. Auf Basis der Kalkulation erfolgt die qualitative Personaleinsatzplanung. Für diesen Prozess bietet die PEP-Software einen speziell entwickelten Algorithmus, der diese Planung automatisch durchführt. Dabei priorisiert er den Personalbedarf, überprüft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und berücksichtigt deren Qualifikationen ebenso wie den Stand der Gleitzeit- oder Urlaubskonten.

Exakte Detailübersichten von Lagerlayout, Prozesszeiten und Auftragsverteilung erleichtern den Disponenten die Arbeitsplatzzuordnung. „Dazu sind bei DPD Schnittstellen zu allen relevanten, dem Ressourcenmanagement unterliegenden Systemen wie etwa der Auftragssteuerung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Personalstammdatenverwaltung oder dem Zeitwirtschaftssystem eingerichtet“, erklärt Thorsten Gaßner, Key Account Manager PSI. „Durch exakten Abgleich zwischen Personalbedarf und der zur Verfügung stehenden Personalstärke führt die automatisierte Planung mit PEP zu einem geringeren Bedarf an Aushilfskräften sowie zu deutlichem Abbau der Überstunden.“ Ausgerichtet an den Kapazitätsbedarfen, koordiniert die Personalabteilung im DPD-Depot so die Schicht-, Tages-, Wochen- und Urlaubsplanungen für den Betrieb sowie kurzfristige Umplanungen. Zur Erstellung personalisierter Dienst- und Schichtpläne lassen sich dabei beliebige Schicht- oder Zeitraster hinterlegen.

Darüber hinaus profitieren Management und Controlling im DPD-Depot von den prognostischen PEP-Funktionen zur längerfristigen strategischen Personalplanung. Eine optimale Bedarfs- und Kapazitätsplanung unterstützt dabei Funktionen zur detailierten, fortlaufenden Kosten- und Kennzahlenanalyse oder die Möglichkeit, unterschiedliche Schichtszenarien automatisiert durchzuspielen. Über die erfassten Daten können zudem etwaige Engpässe entlang der Prozesskette identifiziert oder frühzeitig Neueinstellungen eingeleitet werden. Die proaktive und mit den PEP-Funktionen von PSI Logistics professionelle strategische Personalplanung schützt somit vor Fehlentscheidungen, vermeidet unnötige Kosten und steigert die Wettbewerbsfähigkeit der Anwender.

Über DPD

Im Depot Villingen-Schwenningen des Paket- und Expressdienstleisters DPD werden pro Tag mehr als 70.000 Pakete umgeschlagen. Das entspricht einer täglich Abfertigung von 145 Lieferfahrzeugen für den Nahverkehr sowie 30 Fernlastzügen. Rund 150 Mitarbeiter sind dazu im Zwei-Schicht-Betrieb an 45 verschiedenen Arbeitsplätzen mit unterschiedlichen Anforderungen und flexiblen Arbeitszeiten im DPD-Depot tätig.

DPD Dynamic Parcel Distribution GmbH & Co. KG, E-Mail: [email protected], www.dpd.com/de

PSI Logistics GmbH, E-Mail: [email protected], www.psilogistics.com