Komplexe Prozesse zentral im Blick

Das Leistungsportfolio des Unternehmens mit 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und rund 170 ziehenden Einheiten reicht von der Distribution von Lebensmitteln und Einzelhandelswaren über Industrieverkehre bis hin zu Sonder- und Spezialtransporten sowie Lagerlogistik mit Value Added Services. Diese Vielfalt bringt eine hohe operative Komplexität mit sich. "Als mittelständisches Logistikunternehmen müssen wir unsere Prozesse weiterentwickeln, ohne die Vielfalt unseres Geschäftsmodells einzuschränken", sagt Hendrik Ebeling, Geschäftsführer der Ebeling Logistik. "Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um diese Komplexität dauerhaft steuern zu können."

Erweiterbare Plattform gefragt

Um die Vielfalt seiner Geschäftsbereiche effizient zu steuern, setzt Ebeling Logistik auf das Transport Management System (TMS) WinSped von LIS. Unterschiedliche Anforderungen in Disposition, Abrechnung und der Kommunikation mit Kunden und Partnern laufen hier zusammen und werden zentral abgebildet. Die Anforderungen an das TMS sind unter anderem: Prozesse müssen durchgängig, anpassbar und stabil im Tagesgeschäft funktionieren. Automatisierung, Schnittstellenfähigkeit und aussagekräftige Auswertungen spielen dabei eine zentrale Rolle. "Wir brauchen kein System, das unsere Prozesse vereinfacht, sondern eines, das sie realistisch abbildet", so Ebeling. "Für uns war wichtig, eine Plattform zu haben, die nicht nur den heutigen Bedarf deckt, sondern auch perspektivisch weiterentwickelt wird."

WinSped bildet bei Ebeling Logistik sämtliche Kernprozesse rund um Transport und Abrechnung ab. Das TMS fungiert dabei als zentrale Plattform, die unterschiedliche Prozesse zusammenführt. Das lokal betriebene System wird durch verschiedene Module ergänzt, darunter die .NET-basierte Auftragserfassung, grafische Disposition, das Abrechnungscenter, Sonderfaktura, ein integriertes Dokumentenmanagement sowie Telematik- und Automatisierungsservices. Perspektivisch sollen zudem webbasierte Anwendungen und die Kohlenstoffdioxid-Erfassung stärker integriert werden. Marcel Weber, IT-Verantwortlicher bei Ebeling Logistik, sagt: "WinSped ist für uns das zentrale Rückgrat unserer Transportprozesse", und er ergänzt: "Das System lässt sich sehr granular an unsere Abläufe anpassen und bietet die notwendige Tiefe, um unterschiedliche Transportarten in einer Plattform effizient zu steuern."

Differenzierte Arbeitsweisen abbildbar

Mit der Einführung der .NET-basierten Disposition hat Ebeling Logistik einen Entwicklungsschritt vollzogen. Die Planung für die Umstellung begann 2020, die Umsetzung startete 2022. Seit dem Go-live Anfang 2023 arbeitet das Unternehmen produktiv mit der neuen Systemarchitektur. Deutlich wird der Plattformansatz unter anderem in der Disposition. Unterschiedliche Transportarten und Kundenanforderungen erfordern differenzierte Arbeitsweisen, die sich innerhalb einer Oberfläche abbilden lassen. Die grafische Disposition auf .NET-Basis ermöglicht es den Anwenderinnen und Anwendern, ihre Arbeitsumgebung eigens zu gestalten. Individualisierbare Sichten, Filter und Shortcuts sowie eine höhere Performance tragen laut Unternehmen dazu bei, dass Disponenten effizienter und übersichtlicher arbeiten können.

"Die Umstellung auf die .NET-Version war ein anspruchsvolles Projekt", sagt Weber. "Heute profitieren wir davon, dass sich die Disposition deutlich flexibler gestalten lässt, die Bedienbarkeit spürbar verbessert wurde und die unterschiedlichen Anforderungen optimal unterstützt werden." Über den integrierten Telematik-Server sind die Fahrzeuge direkt an das System angebunden. Aufträge, Statusmeldungen und Dokumente werden systemgestützt ausgetauscht, wodurch Medienbrüche vermieden und die Kommunikation zwischen Disposition und Fahrern deutlich beschleunigt wird.

Teilautomatisierte Abrechnung

Vor allem im Bereich der Abrechnung zeigen sich deutliche Effizienzgewinne. Durch die Teilautomatisierung der Prozesse konnte der manuelle Aufwand reduziert werden. Standardisierte Abrechnungen lassen sich systemgestützt abwickeln, während gleichzeitig individuelle Abrechnungslogiken für kundenspezifische Vereinbarungen oder besondere Transportanforderungen berücksichtigt werden. "Besonders spürbar ist die Teilautomatisierung der Abrechnung. Nach interner Einschätzung konnten wir hier eine Zeitersparnis von etwa 20 bis 30 Prozent erzielen", sagt Weber. "Wir automatisieren dort, wo es sinnvoll ist, behalten aber bewusst Flexibilität für spezielle Anforderungen. Das entlastet die Mitarbeitenden und beschleunigt die Abläufe deutlich."

Zusätzlich wurde der Rechnungsversand automatisiert. Die Durchlaufzeiten von der Zustellung bis zur Rechnungsstellung haben sich verkürzt, da Lieferscheine und weitere relevante Unterlagen unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags digital und in hoher Qualität zur Verfügung stehen.

Medienbrüche vermieden, hohe Datenqualität erreicht

WinSped fungiert bei Ebeling Logistik als zentrale Datendrehscheibe. Über integrierte Kundenschnittstellen werden Transportaufträge automatisiert in das System übernommen während gleichzeitig externe Systeme angebunden sind, etwa Telematiklösungen oder das Dokumentenmanagement. So werden Medienbrüche vermieden, und die Datenqualität bleibt hoch. Die direkte, systemgestützte Kommunikation zwischen Disposition und Fahrzeugen inklusive Statusmeldungen, Nachrichten und Fotoübertragung sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert sind. "Das TMS ist heute ein selbstverständlicher Bestandteil unseres Tagesgeschäfts. Automatisierte Schnittstellen sind für uns ein Schlüssel, um Prozesse stabil, transparent und effizient zu gestalten", erklärt Weber.

Anpassbare Arbeitsumgebungen

Die Akzeptanz bei den Anwendern ist für Ebeling Logistik ein entscheidender Faktor. Sie entsteht vor allem dort, wo Mitarbeiter ihren Arbeitsweisen im System gerecht werden können. Funktionen wie beispielsweise eigene Filter und Auswertungen ermöglichen es den Anwenderinnen und Anwendern, Informationen gezielt zusammenzustellen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

"Was nicht gut läuft, wird immer zuerst angesprochen", sagt Weber. "Aber wir haben schnell gemerkt, dass die Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeiten des Systems sehr schätzen." Besonders die gezielte Zusammenstellung von Informationen trägt zur Übersicht im Tagesgeschäft bei. Auch Auswertungen zu Touren, Umsätzen oder Zeiträumen werden genutzt, um Entwicklungen besser einordnen zu können. "In der Rückschau sagen viele der Anwenderinnen und Anwender heute: Da hat sich wirklich viel getan. Das System läuft stabil, ist schnell, und jeder hat sich seine Arbeitsumgebung so eingerichtet, wie er sie braucht", so Weber.