Weil schneller besser ist

„Der Anstoß für eine Neuorganisation des Versandes war am Ende die Umstellung und Erweiterung der Paketscheinnummern bei DPD“, erinnert sich Rolf Heckmann, Geschäftsführer der Willy Heckmann GmbH & Co. KG. Dieser Schritt machte eine Anpassung der eingesetzten Software notwendig, da die alte Lösung diese neu entstandenen Anforderungen nicht abdeckte. Eine Überarbeitung der Software erschien Heckmann jedoch in Bezug auf Zeit- und Kostenaufwand ebenso ungeeignet wie die Anschaffung eines neuen Systems des alten Anbieters.

Ziel war es, in Zukunft ganzheitliche Prozesse zu verwirklichen – ohne Schnittstellen und aufwändige Datenübertragung. „Als ERP-System hatten wir unitop bereits seit gut zwölf Jahren im Einsatz, also war es für uns naheliegend, diese Lösung um ein entsprechendes Versandmodul zu erweitern“, erläutert Heckmann die Entscheidung für die GOB Software.

Deutlich kürzere Bearbeitungszeit Nach der Integration von unitop Versand setzt Heckmann den DPD- und Speditionsversand heute einfach und kosteneffizient mit nur einer Lösung um. Das umfasst sowohl die Erstellung der Versandlabels als auch die automatisierte Übermittlung der Frachtpapiere per DFÜ. Eine deutliche Optimierung erzielte Heckmann dabei vor allem im Bereich des Speditionsversands. „Wir konnten die Bearbeitungszeit pro Sendung um durchschnittlich 85 Prozent senken“, so Heckmann.

Denn während das Unternehmen die Frachtbriefe früher manuell erstellte, werden die Palettenetiketten jetzt direkt im Lager gedruckt und die sendungsspezifischen Daten per DFÜ-Datei übermittelt. Damit entfällt die Notwendigkeit, die Paletten mehrfach zu bewegen und lagerplatzintensiv zwischenzulagern. „Die Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 120 auf 17 Sekunden hat uns absolut positiv überrascht. Denn der Optimierungseffekt war wesentlich größer als vorher erwartet“, unterstreicht Heckmann.

Aufgrund der Tatsache, dass Ware und Lieferpapiere mit der neuen Lösung nicht mehr vorübergehend getrennt werden müssen, verringerte das Unternehmen darüber hinaus die Fehlerquote bei der Etikettierung um mehr als 95 Prozent. Vorher gab es ein bis zwei Fehler pro Monat, jetzt tritt noch maximal ein Fehler pro Jahr auf. „Die Zahl der Rücksendungen liegt fast bei null, die Lieferzeiten sind kürzer und wir bieten unseren Kunden einen noch besseren Service“, zieht Heckmann sein Resümee.

Darüber hinaus profitiert der Verpackungsspezialist von einer besseren Auskunftsfähigkeit sowie von umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten. So können die Anzahl der Versendungen und die Frachtkosten auf Knopfdruck eingesehen und ausgewertet werden. „Das bedeutet für uns eine zusätzliche Arbeitserleichterung, die natürlich auch unsere Mitarbeiter zu schätzen wissen“, erläutert Heckmann.

Individuelle Programmierungen Eine besondere Herausforderung dieses Projekts lag in der Vereinigung der Kunden- und der Frachtführerwünsche. Den höchsten Aufwand erforderte dabei die Umsetzung der Paketnummerierung. Gehören mehrere Kartons zu einem Auftrag, sollte das Versandmodul/ NAV neben der Paketnummer auch die Gesamtstückzahl der Sendung mit andrucken. Dies erforderte eine zusätzliche Programmierung.

Darüber hinaus musste die DFÜ-Datei für den Frachtführer dem jeweiligen EDV-System angepasst werden. Ein ebenfalls zentraler Punkt war hier auch der neutrale Versand bzw. der neutrale Versand über Dritte. Hier werden nun beispielsweise die speziellen Anforderungen der Hausspedition in Bezug auf Tagesabschlüsse und besondere Labels berücksichtigt.

Eine weitere Aufgabe war die Erstellung und Verarbeitung eines Frachtetiketts für einen Versand ohne Packzettel, wie das z.B. bei Mustersendungen vorkommt. Dies wurde ebenfalls über eine Zusatzprogrammierung erreicht. Dank der Implementierung der Software realisiert Heckmann heute integrierte Prozesse ohne Schnittstellen und profitiert dadurch von einer deutlichen Effizienzsteigerung.

Und Heckmann und die GOB arbeiten bereits an neuen gemeinsamen Projekten. So ist die Integration des unitop-EDI-Moduls in Arbeit, denn per EDI lässt sich der Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten noch einmal erheblich beschleunigen und verbessern.

Willy Heckmann GmbH & Co., E-Mail: [email protected], www.willy-heckmann.com GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG, E-Mail: [email protected], www.gob.de