Alle Fäden in der Hand

Die Herausforderungen an die Planung und den Bau von Logistikimmobilien mit hohem technischem Einsatz wie Hochregallager, Umschlags- oder Distributionszentren wachsen damit stetig. Ein deutlicher Zeit- und Kostendruck, eine Vielzahl von Ansprechpartnern sowie komplexe Vertragsverhältnisse, die eine Einflussnahme auf die Hauptgewerke erschweren, birgt für Bauherren, Investoren und Projektplaner eine Menge Konfliktpotenzial.

Die Probleme fangen oft schon bei der Errichtung der Baustelle selbst an. Wer koordiniert die Gewerke? Benötigt wirklich jedes Gewerk eine eigene Toilette auf dem Gelände? Wer ist verantwortlich, wenn es einmal kracht? Immer ein heikler Punkt: das Thema Platz auf der Baustelle. Bei Baubeginn haben alle Beteiligten noch genügend Raum zum Rangieren. Das ändert sich jedoch rasch, wenn der Bau voranschreitet und das Konfliktpotenzial naturgemäß weiter zunimmt.

Uwe Jakob, Projektleiter bei Metroplan Logistics Management und seit vielen Jahren für das Schnittstellenmanagement bei großen Logistikbauprojekten verantwortlich, erinnert sich an einen Moment, als die Situation fast zu eskalieren drohte. Aufgrund von Platzmangel auf der Baustelle kochten die Emotionen hoch. Die Bauarbeiter redeten nicht mehr miteinander und eine Weiterarbeit war nicht möglich. Seine Strategie: Ruhe bewahren, alle Projektverantwortlichen an einen Tisch holen und gemeinsam eine Lösung suchen.

Das Resultat: Alle einigten sich und die Arbeit konnte weitergehen. Das Bespiel zeigt, der Berater muss in solchen Fällen sowohl über das bautechnische Knowhow verfügen, als auch umfassende logistische Kenntnisse in sich vereinen. Der ideale Schnittstellenmanager ist ein psychologisch versierter Generalist, der durch seinen bau- und logistisch-technischen Sachverstand und sein Vermittlungstalent eine reibungslose Durchführung des Baus gewährleistet, ein Mix aus Fähigkeiten, der bei komplexen Projekten bares Geld wert ist.

Jenseits des Projektmanagements Eine deutliche inhaltliche und konzeptionelle Komponente unterscheidet das Schnittstellenmanagement vom reinen Projektmanagement. „Im besten Fall ist es integrativer Bestandteil des gesamten Baus und sitzt von Anfang an mit am Tisch“, sagt Uwe Jakob. „Denn wenn die Tinte auf den Verträgen schon trocken ist, geht es meistens nur noch um Schadensbegrenzung.“

Schnittstellenmanager sind nicht unfehlbar, aber je erfahrener der Berater ist, desto eher können fehlerhafte Entwicklungen von vorherein ausgeschlossen werden. „In den meisten Fällen stehen den Investitionskosten für die Einrichtung eines Schnittstellenmanagements deutlich höhere Nachträge oder Terminverzüge entgegen“, weiß Uwe Jakob.

Da insbesondere im Bereich der Logistikimmobilien mit hohem Technikeinsatz die Einhaltung einer Vielzahl von technischen und rechtlichen Vorschriften sichergestellt werden muss, erfordert das Schnittstellenmanagement Projektleiter, die mehrere Funktionen in ihrer Person vereinen: Sie verfügen über eine Doppelqualifizierung, Bau und Logistik und können so konsequent den Anforderungen aller Beteiligten entsprechen. Zudem kombinieren sie Vermittlungstalent und Durchsetzungskraft, damit sie sowohl vom Bauherrn, als auch von den Gewerken akzeptiert werden.

Akzeptanz bei den Gewerken Am Anfang eines Bauvorhabens muss allen Beteiligten die Rolle des Schnittstellenmanagers, seine Kompetenz und seine Weisungsbefugnis kommuniziert werden. „Als Schnittstellenmanager sollten sie ein paar vollautomatische Hochregallager und Distributionszentren gebaut haben. Das sorgt für eine entsprechende Akzeptanz bei den Gewerken“, weiß Uwe Jakob.

Je nach Investitionsmodell übernimmt der Schnittstellenmanger dann als zentraler Ansprechpartner die Kommunikation zu allen beteiligten Dienst leistern und Partnern. Und je nach Aufgabenstellung beinhaltet das Leistungsspektrum zudem das komplette Bauzeiten- und Kostenmanagement sowie die inhaltliche Konzeption und Führung des Bauprozesses von der Planung, über die Vertragsgestaltung bis zur Fertigstellung. Die Ziele beim Schnittstellenmanagement sind fast immer dieselben: Es geht um eine Harmonisierung der unterschiedlichen Interessen und Anforderungen aller am Erstellungsprozess beteiligten Partner sowie die inhaltliche und fachliche Betreuung aller Gewerke.

Das Schnittstellenmanagement wird grob in eine Planungsphase und eine Realisierungsphase unterteilt. Während der Planungsphase, die bis zur konkreten Vergabe von Aufträgen reicht, steht die detaillierte Aufnahme der Ist-Situation und eine umfassende Ermittlung der Bedarfe. Aufgrund der umfassenden Erfahrung mit logistischen Prozessen ist der Schnittstellenmanager in der Lage, die Anforderungen des Baus schon im Vorfeld systematisch zu erfassen und entsprechende Empfehlungen auszusprechen.

Übergeordnetes Ziel der Planungsphase ist es, eine möglichst detaillierte Ausschreibung verfassen zu können. Denn mit den Ausschreibungsunterlagen wird der Grundstein für ein einheitliches Verständnis aller Bieter für die Aufgabenstellung und eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Dienstleister gelegt. Gerade hier bringt der Einsatz von externen Logistikberatern aufgrund ihrer Objektivität einen unschätzbaren Vorteil. Idealerweise unterstützt der Schnittstellenmanager den Bauherren auch bei der Vertragsgestaltung.

Versicherung für den Bauherrn Von der Planung und Anpassung der Baustelleneinrichtung über die Baugenehmigung bis zur Inbetriebnahme, ein professionelles Schnittstellenmanagement ist laut Uwe Jakob so etwas wie „die Haftpflichtversicherung“ für den Bauherren. Wer als Investor, Bauherr oder Planer jemals nachträglich eine Bodenplatte verstärkt hat, weil die Traglast nicht richtig berechnet wurde, investiert lieber in ein Management, das alle Fäden in der Hand hält.

Uwe Jakob: „Als Schnittstellenmanager sollten sie sich in ihrer Funktion als mobiles Einsatzkommando, Krisenvermittler, Psychologe, Anwalt, Richter und Seelsorger wohl fühlen. Dann wird auch der Bau ein Erfolg.“

Metroplan Holding GmbH, E-Mail: [email protected], www.metroplan.de