Seit dem 01.01.2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz in Deutschland für Unternehmen mit mehr als 3.000 Beschäftigten. Seit 2024 sind auch Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden in Deutschland verpflichtet, das Gesetz einzuhalten. Dieses Gesetz verlangt von Unternehmen, eine Vielzahl von Verboten zu berücksichtigen, darunter das Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit sowie Verstöße gegen den Gesundheitsschutz. Dabei geht die Verantwortung über den eigenen Betrieb hinaus und erstreckt sich auf die gesamte Lieferkette. Auch Vertragspartner und Zulieferer müssen in die unternehmerische Sorgfaltspflicht einbezogen werden. Die gesetzliche Regelung sieht umfassende Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten vor. Bei Nichteinhaltung drohen hohe Strafen, die bis zu 8 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen können.

Besonders die Logistikbranche steht vor großen Herausforderungen, da der grenzüberschreitende Warenverkehr zur Normalität gehört und Transparenz sowie Rückverfolgbarkeit entlang internationaler Lieferketten gewährleistet sein müssen. Die Vielzahl an Beteiligten und der hohe administrative Aufwand erschweren die Umsetzung zusätzlich. Hier kommt der Einsatz technischer Lösungen ins Spiel. Um Dokumenten-Management zielführend zu nutzen, sollten Unternehmen zunächst klären, welche Dokumente für die Berichtspflichten besonders relevant sind. Zu den zentralen Dokumenten gehören:

• Vertragsunterlagen
• Verhaltenskodizes und Richtlinien
• Jahresberichte zur Sorgfaltspflicht
• Grundsatzerklärungen
• Risikoanalysen und Risikoberichte
• Unterlagen zu Beschwerdeverfahren
• Lieferantenzertifikate

In großen Unternehmen entstehen dadurch erhebliche Datenmengen. Gleichzeitig ist ein schneller, zentralisierter Zugriff auf relevante Informationen unerlässlich. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) tragen dazu bei, dies sicherzustellen. Daraus ergeben sich eine Reihe wesentlicher Vorteile.

Digitale Lieferantenakten für besseren Überblick

Die Struktur der Lieferkette und Verstöße gegen Vorschriften müssen lückenlos dokumentiert werden. Dokumente zur Transparenz von Produktionsprozessen und Lieferantenbeziehungen sind sieben Jahre lang aufzubewahren. Ohne ein strukturiertes digitales Ablagesystem kann schnell Unordnung entstehen. Ein DMS sorgt dafür, dass alle erforderlichen Unterlagen in digitalen Lieferantenakten transparent, rechtskonform und ortsunabhängig archiviert werden.

Digitales Beschwerdemanagement zur Problemfrüherkennung

Unternehmen müssen ein Beschwerdeverfahren etablieren, das sowohl betroffenen Personen als auch internen Mitarbeitenden zugänglich ist. Die Herausforderung liegt darin, eine Plattform bereitzustellen, auf die alle Beteiligten entlang der Lieferkette zugreifen können. Zunächst sollte der Dialog mit Mitarbeitern und Zulieferern gesucht werden, um die jeweiligen Bedürfnisse zu erfassen. Anschließend müssen Beschwerden dokumentiert und Maßnahmen zur Prävention von Verstößen festgelegt werden. Digitale Lösungen können diesen Prozess effizient unterstützen.

Effizientes Vertrags- und Risikomanagement

Durch digitales Vertragsmanagement können Lieferantenverträge zentral gespeichert, leicht abgerufen und gemeinsam bearbeitet werden. Fristen lassen sich automatisiert überwachen. Dies erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erheblich. Zudem können Verträge flexibel angepasst und von mehreren Parteien simultan bearbeitet werden. Unternehmen sind verpflichtet, potenzielle Risiken in Lieferantenver­trägen zu hinterlegen, um rechtzeitig Anpassungen innerhalb der Lieferkette vornehmen zu können. Dies kann durch Listen innerhalb der Verträge erfolgen, die Risiken wie Umweltgefahren oder Menschenrechtsverletzungen erfassen und bewerten. Ein modernes Vertragsmanagement-System erleichtert das Erfassen, Aktualisieren und Verwalten dieser komplexen Informationen.

Harmonisierung mit dem CSDDD noch ausstehend

Weiterhin bleibt unklar, wie das deutsche Lieferkettengesetz mit den EU-Vorgaben, insbesondere der Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD), harmonisiert werden kann. Diese Richtlinie setzt Berichtspflichten erst für Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern an. Zahlreiche Unternehmen beklagen ein zu hohes Maß an damit verbundener Bürokratie. Gerade hier können digitale Lösungen manuellen Aufwand reduzieren und Transparenz erhöhen. Im Wahlkampf zur vorgezogenen Bundestagswahl warben gleich mehrere Parteien damit, das Lieferkettengesetz wieder abschaffen zu wollen. Bis auf Weiteres bleibt das Gesetz jedoch gültig, sodass die Einhaltung der Vorgaben weiterhin verpflichtend ist. Das ist auch sinnvoll – sowohl aus ethischen Erwägungen als auch zur Vermeidung wirtschaftlicher Risiken.