Wenn Stephan Kübler, Network Director des Frachtnetzwerk Eurodis mit Hauptsitz in Weinheim, an Ausschreibungsprozesse denkt, bereitet ihm das Thema schon lange keine schlaflosen Nächte mehr. Obwohl die insgesamt 16 Eurodis-Netzwerkpartner, die europaweit aufgestellt sind, pro Tag weit über hundert länderübergreifende Transporte durchführen und dafür, sowie für neue Verbindungen, passende Dienstleister finden müssen, ist das trotz der beachtlichen Summe kein Aufgabengebiet, das für Stress sorgt. "Dabei ist es noch gar nicht so lange her, dass das anders war", berichtet Kübler. Denn zuvor kamen für diese Prozesse klassische Excel-Tabellen zum Einsatz – und davon sehr viele. "Das war ein riesiger Aufwand", erinnert er sich. "Und dieser Aufwand hat Ressourcen blockiert. Auch vor dem Hintergrund unseres starken Wachstums brauchten wir eine effizientere Lösung."

Eurodis ist ein Netz für internationale Transporte mit einheitlichen Qualitätsstandards, einer durchgängigen Sendungsverfolgung und landesspezifischen Zusatzdienstleistungen, das in 38 Ländern Europas arbeitet. Die 1993 gegründete Kooperation führender nationaler Logistikdienstleister ist darauf spezialisiert, Pakete und Paletten in einem Netz zu befördern und zuzustellen. Das Netz wird zentral von Weinheim aus gesteuert. Zu den Mitgliedern gehören Firmen wie Bonafide (Schweiz), Ciblex (Frankreich), Österreichische Post (Österreich), PostNL (Niederlande), Redur (Spanien/Portugal), SDA (Italien) oder trans-o-flex (Deutschland). 2022 haben Eurodis-Mitglieder 50.000 Mitarbeiter beschäftigt, 23.000 Fahrzeuge gesteuert, rund 982 Millionen Sendungen befördert und 5,5 Milliarden Euro umgesetzt.

Koordination aus der Eurodis-Zentrale

Eigene Transporte führt die Eurodis-Zentrale in Weinheim nicht durch. Das erledigen ausschließlich die Netzwerkpartner. Doch die Zentrale koordiniert, organisiert und plant, stellt die zentrale IT zur Verfügung und definiert für alle Partner feste Standards zur Qualitätssicherung. Qualität – dieses Kriterium sollte auch für Ausschreibungen gelten. Ein Projektteam aus der Netzwerkplanung setzte sich damals zusammen, hinterfragte Prozesse, suchte nach Lösungen. "Ein schlankes Tool, das gut bedienbar ist – das war unsere Vision", sagt Kübler. Nach einer intensiven Phase der Recherche fiel die Wahl von Eurodis auf den Logistikmarktplatz Tender von Cargoclix. Er steht allen Nutzern in der Cloud als Software as a Service zur Verfügung.

Ein Grund für die Entscheidung war unter anderem die Tatsache, dass bei Tender die Abrechnung nach Vergabe erfolgt und keine Kosten für die Bereitstellung entstehen. Nach und nach wurden schließlich immer mehr Transporte über Tender ausgeschrieben, seit 2020 alle. "Die Netzwerkpartner haben die Einführung von Tender, sowie die zentrale Koordination der Ausschreibungen, sehr positiv aufgenommen, niemand hat sich überfahren gefühlt", fährt der Network Director fort und berichtet von der Anfangszeit der Nutzung: "Schnell kristallisierte sich heraus, dass Tender eine große Unterstützung ist. Durch die europaweite Reichweite war es uns nun ermöglicht, Transportpartner zu finden, die wir zuvor mit unseren Ausschreibungen nicht erreicht haben", führt er an.

Öffentliche oder geschlossene Ausschreibung

Eine der für Eurodis wichtigsten Funktionen des Tools ist die Möglichkeit, bereits bekannte Dienstleister zu Ausschreibungen einzuladen, gleichzeitig aber über den Tellerrand hinauszuschauen: Wer ist als Unternehmen neu dabei? Wer kommt als Transportdienstleister in Frage? Die verschiedenen Abfragemöglichkeiten der Plattform nutzt das Netz, um Informationen über die verschiedenen Frachtführer einzuholen: Wer bietet welche Leistung? Und wer veranschlagt für welche Leistung welchen Preis? Auftraggeber können entscheiden, ob eine Ausschreibung öffentlich oder im geschlossenen Teilnehmerkreis durchgeführt werden soll. Cargoclix verfügt über ein breites Netzwerk im Bereich Transport und Logistik, das über eine öffentliche Ausschreibung erreicht werden kann. Eine geschlossene Ausschreibung erreicht nur die vom Verlader ausgewählten Dienstleister. Nicht eingeladene Dienstleister sehen eine geschlossene Ausschreibung nicht.

Geht es schließlich um die Auswahl eines Dienstleisters, ist der Preis allerdings nur ein Kriterium, das in den Entscheidungsprozess mit einfließt. "Er allein ist nicht maßgeblich", erläutert Kübler. "Mindestens genauso wichtig ist die gebotene Qualität." Bei einer der jüngsten Tender-Ausschreibungen gab es eine Rückmeldung von mehr als 300 Frachtführern. Alle boten an, die geforderten Transporte durchzuführen. Rund 50 von ihnen kamen in die engere Auswahl und wurden genauer unter die Lupe genommen. Um sich ein Bild über die Leistungsfähigkeit zu machen, werden auch immer wieder Testtransporte durchgeführt, um zu sehen, ob das Angebot stimmt.

Bei der Auswahl helfen Tools wie das Ratingsystem, das vermittelt, wie andere Auftraggeber einen bestimmten Dienstleister einschätzen. Eine Blacklist schließt unpassende Spediteure und Frachtführer effektiv von den eigenen Ausschreibungen aus. Vor der eigentlichen Ausschreibung besteht die Möglichkeit, zunächst eine Präqualifikation vorwegzuschalten. In einer eigenständigen Runde füllen hierbei eingeladene Dienstleister einen vom Verlader erstellten Fragebogen aus. Auf diese Weise kann ein größerer Dienstleisterkreis gezielt auf Eignung für das Ausschreibungsprojekt überprüft werden. Nach der Präqualifizierung entscheidet der Verlader, welche Dienstleister zur Gebotsabgabe zugelassen werden sollen.

Transportsoftware: Tools für das beste Gebot

Nach der Gebotsabgabe unterstützt Tender die effektive Auswertung der Ausschreibungsergebnisse. Das System macht es einfach, Szenarien mit unterschiedlichen Annahmen zu bilden und anschließend miteinander zu vergleichen. Tender unterstützt den Auftraggeber zudem, den unter den gegebenen Restriktionen besten Preis zu finden. Die Option "Best Price" ermittelt den unter den vom Verlader definierten Rahmenbedingungen rechnerisch besten Preis.

Vergabeentscheidung und Abschluss des Kontrakts

Die Vergabeentscheidung wird durch den Verlader getroffen. In aller Regel sind der Entscheidung persönliche Gespräche zwischen Verlader und Dienstleister vorweggegangen. Meist wird der Vertragsabschluss durch Unterschrift des durch den Verlader zugrunde gelegten Vertrages durch beide Seiten dokumentiert. Lässt Stephan Kübler nun die vergangenen Jahre seit der Einführung von Tender Revue passieren, kommt er zu einem sehr deutlichen Ergebnis: "Wir können die Plattform absolut weiterempfehlen." Das liege nicht nur an der großen Zahl an Frachtführern, über die man über die Plattform Zugriff habe, sondern auch an der Möglichkeit, im Rahmen einer Ausschreibung über bestimmte Kriterien eine Vorauswahl zu treffen. "Ist diese Vorauswahl erfolgt, können wir uns die einzelnen Anbieter in Ruhe genauer anschauen", sagt er. "Das macht den Auswahlprozess einfach und übersichtlich." Überzeugt hat Eurodis aber auch die hohe Benutzerfreundlichkeit und der gute Support durch Cargoclix. "Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben sich immer schnell um alles gekümmert, auch bei individuellen Belangen", berichtet Kübler. "Egal, um welche Beratungsleistung es auch ging, der Kundendienst war immer eine zuverlässige Unterstützung."