Hotels und Restaurants, Betriebskantinen sowie Schulen und Seniorenheime: Zu vielen Orten, an denen Essen in vielfältigen Facetten serviert wird, kommen die Lebensmittel mit Transgourmet Deutschland. Beim Profi im Abhol- und Belieferungsgroßhandel schwärmen täglich bis zu 800 Lkw aus 13 Verteilzentren allein in Deutschland aus, um Just-in-time frisches Obst, Gemüse, Tiefkühlkost oder andere Produkte zu liefern. Als Vollversorger handelt Transgourmet mit insgesamt 35.000 verschiedenen Artikeln, 15.000 davon sind permanent auf Lager. Den Auftraggebern aus Gastronomie und Gemeinschaftsverpflegung geht es um hundertprozentige Lieferzuverlässigkeit. Deshalb hatte das Unternehmen 2016 ein umfangreiches Projekt zur Modernisierung der eigenen IT-Struktur gestartet, um das Dienstleistungsangebot über neue technologische Möglichkeiten zu verbessern.

Die neue IT-Struktur besteht aus drei ineinandergreifenden Programmen: dem Warenwirtschaftssystem von SAP, dem Programm von Wanko mit den Modulen Pra-Car (Tourenplanung) und Pra-Bord (Telematik) sowie dem Lagerverwaltungssystem Wamas von SSI Schäfer. Alle Systeme mussten schrittweise ersetzt werden. Obendrein war die IT-Landschaft von den dezentralen Stand-alone-Terminals an den einzelnen Standorten auf eine zentrale Client-Server-Lösung umzustellen. Bei der Auswahl der Tourenplanungs- und Telematiksoftware fiel die Entscheidung auf den bayerischen Softwareanbieter Wanko. Coop, der Mutterkonzern von Transgourmet aus der Schweiz, verwendet die Programme seit Jahren und war von Funktionalität, Qualität und Nutzen überzeugt. Gute Erfahrungen mit umfassenden Prozesserläuterungen und einer einfachen Implementierbarkeit an bestehende Systeme gaben den Ausschlag für das Wanko-System. Der Zuschlag erfolgte 2019.

Sorgfältig vorbereite Umstellung war erfolgreich

Bereits zwei Wochen vor der Software-Umstellung waren die Schulungsteams zur Unterstützung vor Ort. Die Disponenten planten Demo-Touren, die Lkw-Fahrer probten den Umgang mit den neuen Handhelds, Kundenbetreuer stellten Test-Aufträge ins SAP-System, und die Kommissionierer machten sich mit dem neuen Lagerverwaltungssystem vertraut. Die Kunden waren von der Umstellung unterrichtet. Alles hat gut funktioniert. „An einem Freitag Abend legten wir die Schalter um“, resümiert Janik Lüders, Teamleiter IT Fuhrparklogistik bei Transgourmet. Alle neuen Aufträge konnten mit den frisch implementierten Lösungen erfasst werden, die Stammdaten und Standardaufträge, etwa wiederkehrende Lieferungen im wöchentlichen Rhythmus, waren ebenfalls im neuen System hinterlegt. In der ersten Praxiswoche lag der Fokus auf engem Support und eventuell auftretenden Fehlern in Prozess und System. „An jedem Arbeitsplatz waren zusätzlich ein bis zwei Teammitglieder des Projekts bei Fragen und Probleme zur Stelle“, erinnert sich Lüders. Auch in den folgenden Wochen wurde die intensive Betreuung fortgesetzt und der Support dem wachsenden Kenntnisstand der Mitarbeiter angepasst. Nach der erfolgreichen Umstellung am ersten Standort Kempten zog Transgourmet den straffen Rollout-Plan durch; Ende 2020 wurde der Standort Hamburg als letztes deutsches Transgourmet-Verteilzentrum umgestellt.

Im Fuhrparkmanagement kommt die Wanko-Lösung gut an. In vielen Bereichen sind die Fahrzeuge pünktlicher, Routen sind optimiert, die Auskunftsfähigkeit ist deutlich gestiegen. Vor der Umstellung waren Informationen noch in Ordnern abgelegt. Auch das händische Einpflegen von Leergut- und Retourenscheinen entfällt.

Der Beitrag erschien in materialfluss 8-9/22.