Am 23. April 2021 trat die neue Regelung des § 28b Absatz 7 Satz 2 Infektionsgesetz (IfSG) in Kraft. Danach sind Mitarbeiter verpflichtet, das verpflichtende Angebot des Arbeitgebers, mobiles Arbeiten zu ermöglichen, anzunehmen. Es sei denn, sie haben einen triftigen Grund, weiterhin ins Büro zu kommen. Die Mitarbeiter können also nicht mehr selbst entscheiden, ob sie ins Büro fahren oder von zu Hause aus zu arbeiten. Außerdem sind die Unternehmen verpflichtet, Arbeitnehmern, die –zum Beispiel aus IT-Gründen – nicht oder nicht permanent im Homeoffice arbeiten können, mindestens einmal pro Woche einen PCR-, Schnell- oder Selbsttest anzubieten. Die Kosten muss der Arbeitgeber tragen, so die neue Rechtslage.

Kosten durch Home-Office reduzieren

Insbesondere viele Dienstleistungsunternehmen - wie beispielsweise Logistikunternehmen - nutzen bereits die Chance, langfristig ihre Mietkosten für Büroflächen zu senken. Denn der Büroflächenbedarf hat sich in vielen Speditionen reduziert. Dies hängt damit zusammen, dass Teile der Belegschaft – auch nach Beendigung der Pandemie – in den eigenen vier Wänden weiterarbeiten wollen, um die Vorteile zu nutzen, die sie aus der Arbeit im Homeoffice erzielen. Zum einen spart die Belegschaft, die nicht mehr ins Büro fährt, Zeit und Kosten. Gerade die Hunderttausende von Pendlern, die täglich viele Kilometer zum Bürostandort in die Ballungszentren gefahren sind, erzielen signifikante Zeit- und Kostenvorteile. Zudem können Mitarbeiter so berufliche Pflichten mit privaten Notwendigkeiten besser koordinieren.

Positive Erfahrungen machte ebenfalls ein Bremer Logistikunternehmen, das zirka 100 Mitarbeiter allein in Deutschland beschäftigt. Zirka 90 Prozent der Belegschaft arbeitet seit Pandemieausbruch im Homeoffice. Der Zufall wollte es, dass der geschlossene Mietvertrag zum 31. Dezember 2020 auslief. Denn vertraglich wurde vor fünf Jahren vereinbart, dass der Mieter den Mietvertrag verlängern könne, wenn er von seinem Optionsrecht Gebrauch machen wollte. Der Arbeitgeber befragte seine Angestellten schriftlich, wer von ihnen dauerhaft im Homeoffice arbeiten wolle. Ergebnis: In etwa die Hälfte der Belegschaft möchte auch nach Beendigung der Pandemie dauerhaft von Zuhause aus arbeiten. Dieses Ergebnis führte dazu, dass sich der Büroflächenbedarf des Logistikers erheblich reduzierte. Damit konnte er die Mietkosten signifikant reduzieren. Letztlich reduzierte sich der monatliche Flächenbedarf im Büro um gut 1.000 Quadratmeter. Der Logistiker spart monatlich 18.500 Euro an Kaltmiete ein, dies für die neue Mietlaufzeit von sieben Jahren. Hinzu kamen noch 4,50 Euro für Mietnebenkosten, also eine Ersparnis von mindestens 23.000 Euro pro Monat. Dieser Betrag erhöhte sich noch um weitere Nebenkosteneinsparungen wegen eines geringeren Strom- und Wasserbrauchs. Fest steht bereits, dass sich der Büroflächenbedarf an anderen Standorten ebenfalls reduzierte. Dadurch erzielt der Spediteur weitere Kostensenkungsvorteile.

Nach Expertenmeinungen hat sich das Risiko für den Dienstleistungsunternehmer durch Homeoffice, von einem Hacker angegriffen zu werden, enorm erhöht. So geht zum Beispiel Sascha Michel Kessel, der beim Versicherungsmakler Oscar Schunck das Competence Center Cyber leitet, davon aus, dass sieben von zehn Cyber-Attacken beim Personal beginnen. Viele Cyber-Attacken begehen die Täter mit Phishing-Mails, die beispielsweise, so Kessel, als „Ratgeber“ Mails getarnt sind.

Die Europäische Richtlinie und das Bundesdatenschutzgesetz verpflichten den Logistiker, das Datengeheimnis jederzeit zu wahren. Nicht alle Arbeitgeber wissen, dass sie gemäß § 53 Satz 1 BDSG verpflichtet sind, den frisch eingestellten Speditionsbuchhalter bei Tätigkeitsaufnahme im Büro auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Diese Pflicht ist auch im Homeoffice uneingeschränkt gültig. Darüber hinaus sollte das gesamte Management wissen, dass es – datenschutzrechtlich betrachtet – im Sinne des Artikels 4 Nr. 7 DSGVO in der Verantwortung bleibt, wenn Teile des Personals überwiegend oder nur noch digital mit dem Bürostandort verbunden ist.

Aus Sicht der Unternehmensführung ist es von großer Bedeutung, dass sie mit den Mitarbeitern, die von Zuhause aus arbeiten, eine Zusatzvereinbarung zur Homeoffice-Arbeit schließen. Im Regelfall stellt der Spediteur dem Mitarbeiter alle technischen Geräte, zum Beispiel einen Laptop, zur Nutzung zur Verfügung. In diesem Zusammenhang empfehlen Fachanwälte, wie zum Beispiel Axel Bertram und Dr. Walter Walk, dass der Mitarbeiter jede jobbezogene Datenverarbeitung nur auf dem Firmenlaptop gestattet werde. Die Nutzung des privaten Computers für geschäftliche Zwecke sollte der Arbeitgeber dem Mitarbeiter strikt untersagen.

Wer zahlt fürs Home-Office?

Immer wieder taucht in der Praxis die Frage auf, wer für die Kosten für die Einrichtung und den Unterhalt eines Arbeitsplatzes im Homeoffice aufzukommen hat. So meint der Fachanwalt für Arbeitsrecht Roland Falder, dass der Beschäftigte, der auf eigene Kosten seinen Arbeitsplatz im Homeoffice einrichtete, einen Kostenerstattungsanspruch nach §670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gegenüber dem Spediteur haben könne. Darüber hinaus diskutieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wer für laufende Kosten (unter anderem Strom), die durch Homeoffice anfallen, aufzukommen hat. Hier ist der Praxis zu empfehlen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine monatliche Pauschale zahlt, um das Controlling auf ein Minimum zu reduzieren.

Viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter, da sie etwaige Mehrarbeit der Belegschaft bezahlen oder verlangen, dass sie Minderstunden bei nächster Gelegenheit durch Mehrarbeit kompensieren. Das Arbeitszeitgesetz gilt uneingeschränkt im Homeoffice fort. Dem Arbeitgeber ist es gestattet, die tägliche Arbeits- und Pausenzeiten festzulegen. Allerdings steht ein klar definiertes Zeitfenster, den Wunsch des Arbeitnehmers nach mehr Flexibilität sowie die Berücksichtigung betrieblicher Belange des Arbeitgebers, oft entgegen. Die vorstehenden Ausführungen untermauern, dass die Vertragsparteien faire und flexible Regelungen brauchen, um die Interessen beider Parteien gebührend zu berücksichtigen, wenn die Mitarbeiter ihren Job von zu Hause erledigen.

Welche Bedeutung die Erfassung der Arbeitszeiten hat, untermauert das Urteil vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) vom 14. Mai 2019 (AZ: C55/18). Die Richter vom EuGH hatten entschieden, dass die Mitgliedsländer der Europäischen Union verpflichtet seien, alle technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherstellen zu lassen, damit die tägliche Arbeitszeit gemessen werde. Eine Vielzahl von Rechtsexperten meint, dass bis zu einer eventuellen „gesetzlichen Neuregelung“ in Deutschland, „ein lückenloses Zeiterfassungssystem“ betrieblich zu implementieren, gegenwärtig nicht nötig sei. Allerdings gibt es Untergerichte, zum Beispiel der Fall beim Arbeitsgericht Emden, dass seine Entscheidung vom 20. Februar 2020 (AZ: 2 Ca 94/19) in seiner Begründung auf das EuGH-Urteil abstellte. Im vorliegen Fall ging es um die Vergütung von Überstunden, die der Arbeitgeber nicht bezahlen wollte.

Klare Regelungen notwendig

Die vorstehenden Ausführungen haben verdeutlich, dass auf dem Arbeitgeber ein großer Dokumentationsbedarf zukommt. Das Treffen von klaren Vereinbarungen mit den Mitarbeitern, die dauerhaft im Homeoffice arbeiten, ist eine Herausforderung, die Personalabteilungen meistern müssen. Organisations- und informationstechnische Regelungen, dies mit dem Ziel, dass die Mitarbeiter nur die Information erhalten, die sie brauchen, ist eine weitere Herausforderung. Ziel ist es, das Cyber-Risiko auf ein nicht vermeidbares Minimum zu reduzieren.

Dabei bewährt sich die konsequente Umsetzung des „need-to-know principle“, um Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Zu empfehlen ist dem Spediteur, seine Kundenserviceverträge zu prüfen, um festzustellen, ob die Nutzung von Kundendaten im Homeoffice erlaubt oder strikt untersagt ist. Wenn der Vertrag die Nutzung untersagt, so sollte er mit seinem Kunden über eine Vertragsanpassung reden, um einen Vertragsbruch, der zur Beendigung der Geschäftsbeziehung führen könnte, zu vermeiden.

Win-Win-Situation möglich

Fazit: Das Arbeiten im Homeoffice kann zu einer dauerhaften Win-Win-Situation für das Logistikunternehmen und der Belegschaft führen. Von entscheidender Bedeutung ist, dass der Arbeitgeber eine präzise und vollständige Homeoffice-Vereinbarung mit seinem Personal trifft, das zukünftig dauerhaft von Zuhause aus arbeitet. Ansonsten läuft das Management Gefahr, die betriebswirtschaftlichen Vorteile der Homeoffice-Arbeit durch das Auftreten von Claims, zum Beispiel aufgrund einer Datenschutzverletzung oder aufgrund einer erfolgreichen Cyber-Attacke, zu verspielen.

Erschienen in: materialfluss SPEKTRUM 2021.