Mit seinem Netzwerk von bekannten Vertriebsmarken bietet Stark Deutschland ein breites Sortiment an Baustoffen und Dienstleistungen für diverse Baugewerke an. Als Teil der internationalen Stark Gruppe betreibt die deutsche Unternehmenseinheit rund 260 Standorte in Deutschland und ist mit über 600 Lkw-Fahrern auf den Straßen unterwegs. Tagtäglich befördern die Fahrer Baumaterial von den Standorten zu den jeweiligen Baustellen oder Dependancen, be- und entladen Paletten und dokumentieren ihre Abhol- und Zufuhrtätigkeiten. Zu wissen, wann Produkte ihren Zielort erreicht haben und wo sie abgeladen wurden, sind für Vertrieb und Dispo-Abteilung wichtig. Besonders für den Fall, dass der Kunde mal nicht an der Baustelle angetroffen wird. All diese Schritte effizient und ohne Zeitverzögerungen zu erledigen, bewog Stark Deutschland dazu, ihre Warenauslieferung zu digitalisieren. Denn gerade in Ballungszentren mit mehreren Niederlassungen, in denen Lkw häufig nicht an ihre Ausgangsstandorte zurückkehren, kam es durch die bewährte Erfassung mit Stift und Papier zu Verzögerungen in der internen Abwicklung und auch gelegentlich zu Übertragungsfehlern oder gar zu Lieferscheinen, die verloren gegangen sind, während heute die Daten fehlerfrei und in Echtzeit ans SAP übertragen und dort weiterverarbeitet werden können.

Transparenz erhöht bei guter Bedienbarkeit

Verzögerungen bei der Bearbeitung gehören dank der digitalen Warenauslieferung der Vergangenheit an. Jetzt dokumentieren die Lkw-Fahrer alle notwendigen Informationen, wie die Unterschrift des Warenempfängers bei der Übergabe, den Ablageort mittels Fotos der zugestellten Waren oder die Uhrzeit der erbrachten Auslieferung, mit einem mobilen Endgerät in der Warenauslieferungs-App FIS/LastMile. Auch Zusatzinformationen, wie zum Beispiel den Zustand der Ware bei der Auslieferung, können in der App ergänzt werden. Da diese per Schnittstelle mit dem unternehmenseigenen SAP-System von Stark Deutschland verbunden ist, werden alle erfassten Dokumente automatisch als Anlage zur Auslieferung per Online-Kommunikation ins System übertragen und sind sofort verfügbar. So ist erkennbar, welche Waren bereits zugestellt und welche noch in der Auslieferung sind. Folgetouren planen, buchhalterische Aufgaben abarbeiten oder beispielsweise die Faktura erstellen und versenden können direkt angestoßen werden. „Für uns wurden zum Beispiel die digitalen Lieferscheinrückläufer in Form eines Abliefernachweises inklusive Fotofunktion und GPS-Daten zum größten Nutzen. Aber auch die für Stark Deutschland entwickelte sogenannte Sammelunterschrift für den Lieferschein- und Tourmodus ist überaus praktisch. Nun muss nicht mehr jeder Lieferschein vom Empfänger einzeln manuell unterschrieben werden, sondern es genügt eine Unterschrift für mehrere Auslieferungen, wenn es sich um denselben Warenempfänger handelt“, beschreibt Christian Haas, SAP-Anwendungsberater bei Stark Deutschland, die Verbesserungen.

Auch die Bedienbarkeit der mobilen App FIS/LastMile punktete bei den Projektverantwortlichen des Baustoffhändlers: „Sich lediglich mit einem Zugang anzumelden, den Lieferschein abzuscannen oder die Tournummer einzugeben und dann direkt alle Lieferungen zur weiteren Bearbeitung herunterzuladen, ist für unsere Lkw-Fahrer sehr komfortabel“, erklärt Mathias Giesers, IT-Projektleiter Digitalisierung bei Stark Deutschland. Gerade durch diese einfache Handhabung gelang es innerhalb kürzester Zeit, den ersten Lkw-Fahrern während der Pilotphase bei den Vertriebsmarken Muffenrohr Tiefbau und Melle Gallhöfer sowohl die Funk­tionsweise der App als auch ihre Bedienung zu erklären.

FIS/LastMile wurde für Stark Deutschland kundenindividuell angepasst und weiterentwickelt, denn für die Weiterverarbeitung der digitalen Dokumente bedurfte es einer zusätzlichen Funktion: eine Verifizierung der Daten durch den Vertrieb, die es ermöglicht, Daten zu überprüfen und eventuell zu korrigieren. Um diese Kontrollfunktion zu entwickeln, arbeitete das Projektteam mit seinem langjährigen IT-Dienstleister FIS Informationssysteme und Consulting Hand in Hand an einer individuellen Lösung: Während die Vertriebsteams von Raab Karcher, Muffenrohr und Melle Gallhöfer im Rahmen des Pilotprojekts die Herausforderungen und Aufgaben definierten, arbeiteten die Kollegen von FIS an der technischen Entwicklung und Umsetzung, sodass am Ende der Freigabemonitor entstand. Mittels eines Status-Ampel­systems sieht jeder Mitarbeiter sofort, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist, kann entsprechend reagieren und Werte direkt im Freigabemonitor anpassen. So gelingt es nun, alle automatisch in der Anlagenliste abgelegten Abliefernachweise schnell und effizient zu bearbeiten und an den Innendienst, ohne Verzögerung freizugeben.

Pilotphase macht den Weg für den Roll-out frei

Nach einem Jahr Testphase bei den Pilotbetrieben, in der sukzessive weitere Niederlassungen mit ihren Fahrern in das neue System integriert wurden, sind sich die Verantwortlichen sicher: „Durch die FIS/LastMile App sparen wir viel Zeit. Wir arbeiten deutlich schneller und effizienter als vor der Umstellung. Die papierlose Dokumentation unserer Warenauslieferung lässt Arbeiten wie das nachträgliche Erfassen und Scannen von Dokumenten entfallen. Die Bedienung ist so einfach, dass unsere Lkw-Fahrer ihren Komfort schätzen“, erklärt Mathias Giesers. „Zudem arbeiten für uns Fahrer aus vielen verschiedenen Ländern. Auch diese mehrsprachige Herausforderung kann die Anwendung unseres Partners von FIS mit meistern. So ist die App nun maßgeschneidert und bereit für den nächsten Schritt – den Roll-out auf das gesamte Unternehmen.“